Ý chính trong bài:

• Bất kỳ ai cũng từng có lúc bị choáng ngợp trước danh sách những việc cần làm trong học tập, công việc hoặc cuộc sống.
• Những lúc như thế thật khó để chúng ta có thể suy nghĩ rành mạch, hệ thống; sắp xếp logic những việc cần làm.
• Điều này có thể sẽ dẫn đến sự trì hoãn và đôi khi gây nên sự trì trệ một số công việc quan trọng.
• Những cách đơn giản và khả thi sau có thể giúp chúng ta vượt qua sự lo lắng và tiếp tục xử lí các đầu việc hiệu quả hơn.

Tất cả chúng ta đều sẽ có những giây phút bị choáng ngợp bởi danh sách việc cần làm (To-do list) của chính mình. Khi cảm thấy quá tải, thật khó để bạn suy nghĩ một cách có hệ thống.

Tại sao điều này xảy ra? Khi cảm thấy quá tải, ta thường có xu hướng phản ứng chiến đấu, bỏ chạy hoặc bất động (fight – flight – freeze). Và tất nhiên, không có lựa chọn nào đủ giúp bạn bình tĩnh để suy nghĩ về cách tiếp cận hữu ích nhất tới danh sách việc cần làm.

Vậy bạn thực sự có thể làm gì? Dưới đây là một số giải pháp đơn giản.

1. Tận dụng lại các công việc đã hoàn thành

Một ví dụ của bản thân mình: Trong danh sách việc cần làm hôm nay, mình phải viết và cập nhật phần lịch sử công ty trên trang web. Cấp trên đã giao việc vào tuần trước và mình cần hoàn thành “trong tuần này”. Thay vì viết từ đầu, mình nhận ra rằng có thể tái sử dụng đoạn tiểu sử mình đã từng viết cho một tạp chí và điều chỉnh nội dung sao cho phù hợp. Điều này giúp mình tiết kiệm thời gian ra quyết định và có nhiều năng lượng để sáng tạo hơn.

Bạn hãy thử tự hỏi: Có bất kỳ việc nào trong to-do list có thể tận dụng hoặc điều chỉnh lại từ các đầu việc đã làm xong trước đó không?

Nghe thì thật đơn giản, thế nhưng không phải lúc nào chúng ta cũng sẽ nghĩ ra được giải pháp khi đang trong tình trạng quá tải.

2. Đưa ra quyết định mà bạn đang phân vân

Chúng ta thường nghĩ mình cần thêm thông tin hoặc thời gian trước khi quyết định bất cứ điều gì. Ví dụ: Liệu mình có nên hủy đăng ký ứng dụng đã không còn sử dụng nhiều? Những quyết định này tạo ra một loại suy nghĩ tương đối trung tính nhưng làm mất đi năng lượng – kiểu suy nghĩ chán chường rằng bạn cần phải làm một điều gì đó. Chúng còn dễ tạo ra suy nghĩ khó chịu vì bạn cảm thấy hối tiếc do chưa thể giải quyết được vấn đề.

Hãy tập đưa ra quyết định dứt khoát, đặc biệt nếu điều đó hoàn toàn có thể làm lại. Ví dụ: Bạn luôn có thể đăng ký sử dụng lại ứng dụng khi cần.

Chìa khóa để làm được điều này là gì? Nhận biết rằng trong một số trường hợp nhất định thì quyết định này tương đối không quan trọng. Ví dụ: nếu bạn biết mình cần làm điều gì đó thì việc quyết định thời gian bạn muốn bắt đầu (dù tuần này hoặc tuần sau) đều không quá quan trọng. Phân vân trong việc quyết định điều này có thể gây bức bối nhưng thực tế nó không nghiêm trọng như bạn nghĩ. (Mình đã sử dụng chiến thuật này hai lần rồi—và nó thực sự hiệu quả!)

Đưa ra quyết định dứt khoát sẽ giúp bạn nhanh chóng hoàn thành danh sách việc cần làm của mình hơn.

3. Phát triển chiến lược tận dụng những gì đã để áp dụng vào các nhiệm vụ mới

Nhiệm vụ mới là những việc bạn chưa từng làm trước đây hoặc không thực hiện thường xuyên. Những đầu việc này thường khiến bạn mệt mỏi khi đưa ra quyết định nếu chúng không được hệ thống rõ ràng về cách tiếp cận.

Làm cách nào chúng ta có thể tạo ra một hệ thống cho những công việc chưa từng thực hiện qua? Hãy thiết lập một hệ thống chung. Ví dụ, mình thường sẽ xem xét 3 cách khác nhau để tiếp cận một nhiệm vụ bất kỳ trước khi lựa chọn hướng đi cụ thể. Cách suy nghĩ như vậy giúp mình tìm được phương án dễ dàng nhất và tránh được một lỗi nhận thức phổ biến là loại bỏ quá sớm những lựa chọn thật ra vốn tốt hơn.

Đối với các nhiệm vụ có mức độ quan trọng hoặc rủi ro cao hơn, mình sẽ ‘pre-mortem’ (tạm dịch: khám nghiệm trước), tưởng tượng rằng nhiệm vụ đã thất bại và sau đó xác định những nguyên nhân chính có thể dẫn đến sự thất bại đó (tối đa 3 nguyên nhân) và lập phương án giải quyết từng vấn đề.

4. Hoàn thành hơn hoàn hảo

Gần đây, nhóm bạn của mình có ý định làm một quyển sổ lưu niệm để tặng sinh nhật một bạn trong nhóm, mỗi người cần đóng góp một bức ảnh và vài dòng nhắn nhủ. Tất nhiên, mình muốn tìm bức ảnh đặc sắc nhất của chúng mình và chia sẻ những lời chân thành nhất để thể hiện tấm lòng đối với người bạn đặc biệt này. Trong hình dung của mình, mình cần viết tay toàn bộ lời nhắn, và mình đã nhớ ra bức ảnh mình muốn. 30 phút trôi qua, mình lật tung cả máy tính và các ngăn tủ vẫn không tìm được bức ảnh đó… Trễ hẹn hai ngày rồi, mình không có bức ảnh đó, và cũng chưa quyết định được loại giấy bút cũng như lời mình muốn nói, và mình dần tự hỏi liệu có nên từ bỏ hay không. Điều này chả giống tí nào với tình cảm sâu sắc mình dành cho người bạn ấy.

Áp lực phải thực hiện mọi thứ thật xuất sắc đã khiến mình không tài nào bắt tay vào việc. Nhận ra được vấn đề thật sự rất hữu ích. Thế là, thay vì bỏ hoàn toàn mọi thứ, mình cứ thế viết ra mọi thứ và kèm theo bức ảnh phù hợp nhất mà mình tìm được, tất cả diễn ra chỉ trong vòng 15 phút. Khi bắt buộc bản thân phải làm, mình lại nghĩ ra được một kỉ niệm hay để viết ra và cảm thấy vô cùng hài lòng.

Đôi khi, công việc bạn thực hiện nhanh chóng trong lúc khó khăn sẽ cho ra kết quả khá mỹ mãn. Tốn quá nhiều thời gian cho một nhiệm vụ không hẳn sẽ khiến nó tốt hơn, đặc biệt nếu bạn đặt quá nhiều suy tư về nó. Áp lực của thời gian có thể giúp chúng ta làm việc theo bản năng thay vì phải suy nghĩ quá mức. Buộc bản thân làm việc nhanh chóng sẽ mang lại sự sáng tạo dồi dào.

5. Kết nối với các mối liên hệ công việc lâu ngày “bỏ quên”

Khi cảm thấy được hỗ trợ, chúng ta sẽ bớt choáng ngợp hơn. “Những mối quan hệ lâu ngày không liên lạc” có thể đem đến nguồn lực hỗ trợ tuyệt vời, đôi khi theo những cách rất bất ngờ. Đừng suy nghĩ quá sâu hay bị cuốn theo sự hối tiếc mình tự đặt ra. Hãy thử gửi một tin nhắn hoặc email cho người đồng nghiệp mà bạn từng thân thiết xem sao. Nếu trước đây bạn đã từng làm việc với họ nhưng hiện tại thì không và vẫn còn giữ liên lạc, hãy mở đầu bằng lời chào và hỏi thăm. Tất cả chúng ta đều cần sự giúp đỡ và cách tốt nhất để nhận được điều đó là đề nghị được giúp đỡ người khác trước.

Nếu bạn cảm thấy choáng váng trước danh sách việc cần làm, đừng cảm thấy quá bất lực hay tuyệt vọng. Hãy thử những chiến lược cụ thể và thiết thực nêu trên để vượt qua những rào cản tâm lý và giảm bớt gánh nặng cho chính mình nhé.

Tác giả: Alice Boyes Ph.D.
Biên dịch: Thanh Trinh
Biên tập: AGATE
Theo Psychology Today