Time blocking là một chiến lược quản lý thời gian được thiết kế để phân nhỏ kế hoạch trong ngày của bạn. Từ đó bạn cũng có thể lên kế hoạch cho tuần hoặc cho tháng, tuy nhiên, đơn vị thời gian nhỏ nhất là một ngày.

Không giống như các chiến lược quản lý thời gian khác như là Time boxing, Time blocking sẽ tập trung bảo vệ thời gian nghỉ ngơi và rảnh rỗi của bạn. Trong phương pháp Time Boxing, chúng ta chủ yếu tập trung vào việc thiết lập các khung thời gian cố định để hoàn thành nhiệm vụ mà không ưu tiên rõ ràng thời gian nghỉ giải lao hoặc thời gian cá nhân. Ví dụ như là bạn sẽ dành ra 1 giờ để làm bài tập toán và bạn sẽ chỉ cần cố gắng hoàn thành bài tập Toán trong vòng 1 giờ đó và bạn sẽ không cần quan tâm đến thời gian nghỉ ngơi sau đó. Ngược lại, phương pháp Time blocking sẽ hướng đến việc bạn phân chia các khoảng thời gian cho các mục đích khác nhau sao cho hợp lý. Bạn lên kế hoạch cho việc học tập, nhưng đồng thời bạn cũng lên kế hoạch cho nghỉ ngơi và vui chơi. Trên thực tế bạn sẽ dễ dàng nhận ra các khoảng thời gian nghỉ ngơi sẽ luôn xuất hiện và đóng một vai trò thiết yếu trong lịch trình một ngày của bạn. 

Ngoài ra, Time blocking nhằm mục đích tránh vấn đề thường gặp: trì hoãn, đa nhiệm và thiếu thời gian để hoàn thành nhiệm vụ. Giống như các phương pháp khác, phương pháp này không tự nó hoạt động và cũng không hiệu quả ngay lập tức. Thực tế là thông thường, sau lần thử đầu tiên, bạn cần điều chỉnh và thích nghi với nó.

“Tôi bảo vệ thời gian của mình một cách quyết liệt và không hối tiếc.” – Gary Keller

Time blocking

Bạn có bao giờ thức cả đêm để chạy ‘deadline’ bài tập về nhà hoặc đến trường khi bài vẫn còn dang dở vì không đủ thời gian? Khi điều này xảy ra tức là có gì đó đang không ổn. Hoặc bạn bị quá tải hoặc bạn không quản lý tốt thời gian của mình. Và thường là lý do thứ hai. Để giải quyết vấn đề này, chúng ta có thể sử dụng Time blocking. 

Time blocking là một chiến lược đơn giản và khá trực quan, như câu chuyện chúng ta vẫn sử dụng thời khóa biểu ở trường học vậy. Một ngày học được chia đều thời gian ra thành các khoảng nhỏ (đầu ngày là tiết Toán, sau đó là môn Sinh… rồi giờ ra chơi, các giờ nghỉ trưa, sinh hoạt câu lạc bộ…) để đảm bảo các hoạt động được tổ chức hợp lý và đầy đủ. Nghe khá hiển nhiên đúng không? Do đó, bạn có thể ứng dụng phương pháp này ngay mà không cần thêm bất kỳ ứng dụng, phần mềm hay công nghệ phức tạp nào. Tuy nhiên, nếu có điều kiện, bạn có thể sử dụng thêm một số công cụ như Google Calendar để đạt hiệu quả tốt hơn.

Cũng tương tự như việc lập thời khóa biểu, trong phương pháp này, bạn sẽ phân bổ các khoảng thời gian dành riêng để tập trung vào các nhiệm vụ riêng lẻ hoặc các nhóm nhiệm vụ có liên quan tới nhau. Lý tưởng là tập trung vào một nhiệm vụ cụ thể hoặc một nhóm các nhiệm vụ trong tối đa một giờ. Ví dụ: từ 8g – 9g: học Toán. Ngoài ra, Time blocking nhấn mạnh tầm quan trọng của việc phân bổ thời gian cụ thể để nghỉ ngơi, nên hãy đảm bảo là bạn có chúng trong lịch trình ví dụ 11h30 – 13h: nghỉ trưa. Bằng cách đó, bạn có thể đặt mục tiêu hoàn thành công việc của cả ngày trong khung thời gian tối đa từ sáu đến bảy giờ, thời gian còn lại là thời gian cá nhân. 

Bằng cách thực hiện Time blocking, bạn không chỉ tạo một phác thảo rõ ràng về những nhiệm vụ bạn cần hoàn thành (tương tự như to-do list) mà còn chỉ định các khoảng thời gian cụ thể mà bạn dự định hoàn thành từng nhiệm vụ. Điều này cho phép tổ chức tốt hơn và xác định được thứ tự ưu tiên cho các hoạt động của bạn, từ đó giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn.

Cách sử dụng Time blocking

Bước 1: Hãy gom các nhiệm vụ nhỏ vào thành một nhóm

Việc sử dụng Time blocking có thể tăng hiệu quả công việc lên 100%. Tuy nhiên, khi bạn sử dụng phương pháp này, bạn cần đảm bảo rằng bạn không bị áp lực bởi việc mỗi phút giây trong ngày của bạn đều phải lên kế hoạch và bạn cảm thấy bản thân như một chú hamster quay vòng trong guồng quay của bánh xe. 

Đế tránh điều này, đầu tiên hãy nhớ nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau, đặc biệt là những nhiệm vụ nhỏ. Ví dụ, trong một khoảng thời gian cụ thể, bạn không chỉ lên kế hoạch cho “học công thức Toán” hoặc “giải bài tập Toán” mà thay vào đó hãy ghi là “Toán”. Điều này có nghĩa là bạn tính tất cả các việc nhỏ như là viết lại công thức vào vở, học thuộc công thức, giải bài tập trong đề cương,… vào thành một nhóm nhiệm vụ là “Toán”.

Ok, giờ thì hãy ngồi xuống và gom các nhiệm vụ nhỏ vào thành các nhóm đi nào! Ví dụ như Toán, Văn, tập thể dục, đi chơi với bạn,… 

Bước 2: Tạo thời gian thành các khối hoàn chỉnh

Sau khi chúng ta có các nhóm nhiệm vụ, chúng ta sẽ phân bổ thời gian cho các nhiệm vụ. Chúng ta không nên tạo các khối siêu nhỏ mà hãy tạo các khối hoàn chỉnh. Bạn có thể muốn thật sự chi tiết và tạo ra một khối hoặc khối con cho từng nhóm, nhưng điều này không bao giờ thực sự hiệu quả. Vì vậy, hãy quay lại ví dụ trước, hãy tạo nhóm nhiệm vụ “Toán” thay vì là các nhóm nhiệm vụ như “chép công thức vào vở”, “học thuộc công thức”,… 

Bước 3: Hãy lập kế hoạch cho mọi thứ 

Nếu việc gì không nằm trong thời gian biểu của bạn, việc đó không tồn tại. Ngoài ra, hãy thêm các nhiệm vụ nhỏ mà bạn đáng ra đã hoàn thành từ nhiều tháng trước nhưng bạn đã không làm được chỉ vì bạn không lên thời gian biểu cụ thể cho những việc đó vào lịch làm việc. Hãy đảm bảo là không sót thứ gì. 

Bước 4: Sắp xếp thứ tự công việc

Cuối cùng, bạn phải xem xét thời điểm bạn làm việc năng suất nhất để thực hiện các nhiệm vụ phức tạp nhất. Nếu thời điểm đầu ngày là tốt nhất hãy làm những việc khó nhất vào thời gian đó. Nếu bạn thường cảm thấy lờ đờ mệt mỏi sau bữa trưa, hãy để dành những việc đơn giản nhất cho lúc đó. 

Ví dụ: Bạn cảm thấy việc dọn dẹp phòng thì đơn giản hơn là việc ngồi học Toán và bạn cảm thấy bạn học tốt nhất vào buổi sáng. Hãy xếp việc học vào buổi sáng và dọn nhà vào buổi chiều. 

Thời gian rảnh rỗi: điểm mấu chốt của phương pháp này

Một số người ưa thích Time blocking thường ưu tiên việc lập kế hoạch dựa vào các khoảng nghỉ và thời gian rỗi, chứ không phải theo hướng ngược lại. Nói cách khác, những khoảng thời gian bạn nên ưu tiên lập thời gian biểu là những lúc dành cho bản thân, gia đình và cho việc thư giãn.

Đầu tiên, hãy đặt ra thời hạn hoàn thành công việc hằng ngày của mình và không làm việc quá giờ. Thứ hai, hãy dành ra những khoảng nghỉ có độ dài khác nhau. Những khoảng trống này cho phép bạn điều chỉnh kế hoạch của bạn nếu có bất kỳ sự kiện làm gián đoạn hoặc không lường trước được. 

Bạn nên nhớ rằng không có công cụ quản lý thời gian nào hoàn toàn chuẩn xác. Vì vậy, bạn sẽ có thể phải thực hiện những điều chỉnh nhất định trong ngày. Đừng lo lắng, điều này hoàn toàn bình thường. Tuy nhiên, bạn sẽ thấy rằng càng thực hành phân bổ thời gian thành những khoảng nhỏ, bạn sẽ càng lập kế hoạch chuẩn xác hơn. Bạn hãy thử nhé.